電話関係業務の効率を上げるCTIのデメリットとは
CTI(Computer Telephony Integration)はコンピューター電話統合といわれ、コールセンターなどで導入されているシステムです。
外線からかかってきた電話と社内のコンピューターを連携させるシステムのため、顧客情報を管理しやすくなっています。
各オペレーターに均等に仕事を割り振れるようにもなるのでムダな時間が減り、その結果としてコスト削減にもつながるなどのメリットは非常に大きいといえます。
このように便利なCTIですが、デメリットもよく理解しておく必要があります。
まず導入の際に費用が発生することは当然ですが、導入した後も慣れるまでにどれくらい時間がかかるかもよく考慮すべきです。
データの移行なども慎重に行う必要があるため、導入した直後からいきなり業務の効率化を図れるとは期待しないほうが良いでしょう。
また、それ以上に懸念すべきはセキュリティの面です。
大事な顧客情報を扱うシステムのため、導入を検討する際には、どういったセキュリティ対策を施しているかもよく確認して納得したうえで、自社に合ったCTIを選択すると良いでしょう。
CTIシステム導入までの一般的な流れとは
CTIシステムの導入にあたっては、まずは電話やメールでサービスを提供している企業に問い合わせるところから始める必要があります。
問い合わせが完了したら具体的な提案や見積もりをしてもらい、その内容に合意できたら契約書の準備を依頼することになります。
その際には自社にあったシステムを導入するためにもどのようなシステムがほしいかを具体的に伝える必要があります。
事前にその詳細を詰めておきましょう。
一方で、この段階で提案内容に納得できなければ無理に導入する必要はありません。
逆に言えば導入をするかどうかを判断できるのは、このタイミングが最後と言っても過言ではありません。
提案や見積書の内容はくまなくチェックするようにしましょう。
無事内容に納得できたら正式に契約書を結び、多くの場合各社ごとの要望にあった細かいところをカスタマイズしたCTIシステムを準備してもらうのが一般的な流れです。
準備が完了したら導入し運用開始となります。